Een goed evenement trekt bezoekers aan, een geweldig evenement trekt de massa aan.
Als ondernemer wil je beter zijn dan ‘goed’, maar hoe kun je er zeker van zijn dat je evenement geweldig zal zijn?
Hoewel je op meer plekken dan ooit je evenement kunt delen, is het nog steeds geen kleinigheidje om op de dag zelf een grote opkomst te garanderen. Vooral in een tijd waarin de bevestiging dat je ‘gaat’ een vrijblijvende klik op een sociaal netwerk is.
Volgens Facebook gebruiken maandelijks 700 miljoen mensen hun platform om reclame te maken voor evenementen.
Maar hoe val je op en overtuig je mensen om op te komen dagen als er zoveel gaande is?
De volgende ideeën voor evenementpromotie helpen je zowel online als offline mensen te bereiken en bewustmaken van jouw grote dag.
Stel duidelijke doelen, zodat je weet wat je te doen staat
Branche-evenementen en markten zijn mooie kansen om:
- nieuwe klanten te ontmoeten
- nieuwe trends in je branche te ontdekken
- nieuwe ideeën op te doen voor je bedrijf
- te leren van je concurrenten
Dit zijn allemaal positieve dingen en het stellen van duidelijke doelen helpt je te focussen op wat het belangrijkst is voor jouw bedrijf. Of je nu producten verkoopt op een plaatselijke markt of toekomstige klanten aantrekt op een handelsbeurs, het bijhouden van je verkoopcijfers of inschrijvingen helpt je bepalen of het een succes is en of de kosten opwegen tegen de baten.
Bedenk:
- hoeveel verkopen je iedere dag moet sluiten om winst te halen uit het evenement.
- hoeveel e-mailinschrijvingen je per dag nodig hebt.
- hoeveel nieuwe klanten het de deelnamekosten waard maken.
Pas als je doelen gesteld hebt, kun je meten of het een succes was. En hoewel het goed voelt om je doelen te bereiken, is het helemaal geweldig als je ze ver voorbij streeft.
Plaats jezelf in de schoenen van iemand die jouw uitnodiging ontvangt
Mensen komen niet naar een evenement om jou te helpen. Ze willen er iets uithalen, en het is aan jou om ze te laten weten wat dat is.
- Wat maakt het evenement uniek?
- Worden er producten aangeboden die ergens anders niet te krijgen zijn?
- Is de lokatie gunstig gelegen?
- Vindt het plaats in een bijzonder gebouw of op een bijzondere plek?
- Komen er bekende gastsprekers of entertainers?
- Wordt de kans geboden om als eerste een product of dienst te proberen?
Beantwoord van tevoren voor deelnemers de vraag “wat heb ik eraan?’. Daardoor valt je evenement op tussen die van anderen die alleen de activiteiten, locatie en datum noemen.
Bereid je media ruim op tijd voor om later tijd te besparen
We hebben het allemaal weleens meegemaakt, het is al laat en je bent op zoek naar een document op je computer waarvan je zeker weet dat het ergens hebt opgeslagen. Maar waar precies?
Een toolkit of perskit voor evenementen houdt alles bijeen wat je nodig hebt voor een professionele promotie van je evenement. Dat bespaart je tijd die je anders kwijt bent met zoeken op je desktop, telefoon en e-mail naar stukjes informatie die je nodig hebt.
Afhankelijk van je bedrijf kan dit een folder zijn waarin je alles bewaart: van professionele fotografie en productbeschrijvingen tot een persbericht of logo in hoge resolutie voor merchandise, bedrukte kleding of bedrukte promotionele producten voor je evenement.
Een actuele beschrijving van je bedrijf geeft je de gelegenheid om je verhaal te vertellen. Zie dit als je wie, wat, waar, wanneer en waarom. Het opschrijven, herschrijven en terugbrengen naar de meest belangrijke gegevens helpt je concreter en met meer vertrouwen over je bedrijf praten.
Voor Maura McKnight van The Candy Drawer Confectionary werd het gemakkelijker om haar marketingmateriaal voor evenementen te ontwerpen, nadat ze haar beschrijving op papier had gezet. Op Maura’s informatiekaarten staan haar best verkochte producten en een korte beschrijving van haar bedrijf. Op de achterkant zet ze een paar dingen die haar bedrijf anders maken dan die van haar concurrenten: al haar producten zijn handgemaakt en ze neemt grote bestellingen aan.
“Informatiekaarten zijn ons populairste marketingmateriaal, ze geven ons bedrijf in een notendop weer.”
Heb je nog geen beschrijving of bedrijfsverhaal gecreëerd?
De artikelen in onze Pitch en presenteer-sectie helpen je jouw unieke verkoopargumenten te ontwikkelen, zodat je je bedrijf vol vertrouwen en op een professionele manier kunt presenteren.
Zelfs kleine tijdbesparende tips zoals een map in favorieten creëren in je browser, waarin je alle links naar je evenement, de ticketverkoopsite, blogberichten of links naar relevante video’s opslaat, kan je enorm helpen.
Maak een plan om je evenement “geweldig” te maken
Het maakt niet uit of je nog aan het zoeken bent naar het juiste evenement of dat je al bent ingeschreven, het is belangrijk om te weten hoe je verder gaat dan “goed” en een “geweldige” indruk maakt op nieuwe klanten en contacten.
Door alles wat je voorafgaand aan het evenement moet doen op te breken in overzichtelijke taken, kun je je tijd optimaal gebruiken. Het geeft ook voldoening om ze af te vinken in aanloop naar de grote dag.
Als je een stand hebt op een handelsbeurs, dan vind je in deze praktische checklist advies van experts over wat te doen vantevoren, tijdens en naderhand. Ook als je aan een kleiner evenement deelneemt, zoals een plaatselijke of boerenmarkt, zijn veel van deze tips van toepassing.
Je kunt ze zelfs in fases indelen:
Zes weken voor je evenement
- Promotionele producten ontwerpen en laten drukken.
- Je persbericht aan uitgevers en lokale nieuwskanalen bekendmaken.
- Een unieke hashtag bedenken als je je eigen evenement host.
Vier weken voor je evenement
- Posters ophangen in de buurt.
- Persoonlijke uitnodigingen per post versturen.
- Afspraken maken voor een praatje met mensen op het evenement.
Twee weken voor je evenement
- Flyers en ander promotioneel materiaal uitdelen aan mensen in je omgeving.
- Mensen betrekken bij je evenement met herinneringen op sociale netwerken en proberen extra service te bieden door bijvoorbeeld vragen over logistiek te beantwoorden.
Zorg dat je bent waar je klanten zijn
Hoe heb je het laatste evenement dat je bezocht hebt gevonden?
Denk zo strategisch mogelijk over waar je het beste de aandacht van mensen kunt trekken.
Afhankelijk van je doelgroep, kan de promotie van je evenement bestaan uit een mix van Facebook, LinkedIn, een opvallende poster in de plaatselijke koffietent of flyers in drukke cafe’s of recepties.
Zodra je een goed idee hebt van waar je doelgroep online en offline zijn tijd doorbrengt, kun je gaan nadenken hoe je in die omgeving kunt opvallen.
Een video is een efficiënte manier om mensen een voorproefje te geven van wat ze op de dag zelf kunnen verwachten. Maar je hoeft niet je hele budget te spenderen aan het inhuren van een dure filmploeg. Organisatoren delen gedurende het jaar vaak video’s van eerdere edities op hun sociale kanalen. Leen deze als dat kan om de aankomende gelegenheid te promoten en jezelf met het merk te associëren.
Als je veel vertrouwen hebt in je schrijfkunsten, kun je relevante blogs benaderen en aanbieden om een stuk als gastschrijver in te dienen. Poisitioneer jezelf als ambassadeur van het evenement en biedt een link naar de ticketverkoopsite. Je zou er zelfs een kortingscode bij kunnen geven om het nog interessanter te maken.
Neem de tijd om je uitnodigingen op maat te maken
Vergeet de traditionele post niet. De vergeten kunst van persoonlijke uitnodigingen wekt enthousiasme en geeft mensen het gevoel dat je ze speciaal geselecteerd hebt, vooral als het onverwacht is. Zet een hashtag op je uitnodigingen om je gasten aan te moedigen je evenement zowel online als persoonlijk te delen.
De investering van tijd en moeite om dit in een vroeg stadium te doen, levert later zijn voordeel op.
En nu we het over tijd hebben…
Houd rekening met flexibiliteit op je promotiemateriaal
Mensen hebben het druk, vooral in het weekend. Dus als je speciale activitetien organiseert, zoals presentaties of workshops, zorg dan voor een tijdschema zodat mensen weten wanneer ze er moeten zijn.
Maar er is één ding dat je in gedachten moet houden. Vermeld op je gedrukte reclame, posters en spandoeken alleen de activiteiten, sprekers of workshops en niet de tijden. Het kan zijn dat je de volgorde op het laatste moment moet wijzigen. De meeste evenementen zetten hun lineup van tevoren op posters en flyers en zetten het tijdschema online. Dat is gemakkelijker aan te passen in het geval van annuleringen.
Gebruik de hashtag van je evenement om een gesprek op gang te brengen
Als je je eigen evenement organiseert is een unieke hashtag een goede manier om naamsbekendheid op te bouwen en je evenement bij mensen in gedachten te houden. Probeer de hashtag zo kort mogelijk te houden, zodat mensen hem gemakkelijk kunnen onthouden en voor hun eigen posts kunnen gebruiken voorafgaand, tijdens en na je evenement.
Heb je een speciale gast?
Vraag die persoon dan om het evenement te noemen en de hashtag te gebruiken om naamsbekendheid voor je evenement op te bouwen.
Je kunt bezoekers voorafgaand aan de dag al in de sfeer brengen door foto’s van je materiaal, ingepakte producten en de opbouw van je stand te delen en met je hashtag te taggen.
Vergeet niet om meldingen aan te zetten, zodat je direct kunt reageren als iemand je hastag in een bericht of comment gebruikt.
Creëer intrige om mensen aan de praat te krijgen
Toen Aaron Giles, Marketingmanager van Great Escape Leeds & Sheffield worstelde om naamsbekendheid te krijgen voor een nieuwe escape-activiteit, wist hij dat hij iets moest doen waar “de hele stad het over zou hebben”.
Na een korte brainstormsessie besloten Aaron en zijn team om een shock guerilla marketingcampagne te voeren voor een grote impact met een klein budget.
“We besloten met krijt lichaamscontouren van misdrijven te maken. De campagne kosste nog geen £400. Omdat we voor naamsbekendheid gingen, waren tags op sociale media en het klassieke “hoe heb je over ons gehoord?” onze belangrijkste succesmetingen. Het idee werd al snel een groot succes en onze testafbeelding werd al binnen 15 minuten nadat we hem geschilderd hadden op sociale media getagd. Toen we de campagne definitief gelanceerd hadden, werden onze sociale mediaplatforms gebombardeerd met foto’s die genomen waren door mensen die de creativiteit waardeerden. De campagne werd de derde beste aantrekking van klanten, na social en mond tot mondreclame en we hebben de tongen zeker later rollen om de juiste, of verkeerde redenen… sorry stadsbestuur.”
Moraal van het verhaal: wees niet bang om iets anders te proberen (zolang het niet illegaal is).
Zorg dat je evenement in lokale evenementenkalenders te vinden is
Neem ruim van tevoren contact op met uitgevers om een kans te maken in hun drukwerk vermeld te worden. Zelfs als de plaatselijke evenementenkalender online is, creëren uitgevers hun kalenders ruim van tevoren. Dien het dus vroeg in om je kansen te vergroten dat jouw evenement genoemd wordt.
Op sites zoals Meetup en Eventbrite kun je eenvoudig een evenement aanmaken en worden meer communicatieopties gegeven dan voor een normaal Facebookevenement.
Nogmaals, vergeet de traditionele kanalen zoals de plaatselijke krant en radio niet. Ze geven vaak een samenvatting van evenementen en laten je misschien wel gratis meedoen.
Geef de vroege vogels een beloning
Om de nieuwsgierigheid van mensen te wekken, kun je iets speciaals aanbieden voor de eerste 100 inschrijvingen voor je evenement. Deze vroege inschrijvingen zijn belangrijk, omdat ze anderen aanmoedigen om ook te gaan. Stimuleer ze met korting op hun entreeprijs of met promotionele cadeautjes bij aankomst. De belofte van een goodiebag is een mooie kans op 100 belangrijke, gedenkwaardige en persoonlijke interacties wanneer ze hun prijs komen ophalen bij je stand.
Als je een online ticketplatform gebruikt, zet dan een kortingscode op je gedrukte flyers, zodat je de mensen die je live ontmoet een extra stimulans kunt geven om in te schrijven.
Geef mensen een reden om je evenement te delen.
Probeer de toon in de aanloop naar je evenement meer conversationeel dan promotioneel te houden. Deel voor ieder promotioneel bericht één of twee berichten met relevante inhoud die niet rechtstreeks in verband staan met het kopen van tickets.
Zelfs als je aan een gevestigd evenement deelneemt, staat het goed voor je bedrijf om nuttige informatie te delen waar mensen echt iets aan hebben, zoals aanbevelingen voor parkeerplaatsen en accommodatie. Het kan zijn dat mensen jouw informatie met hun eigen netwerk delen.
Professioneel en voorbereid voor de dag komen maakt het verschil tussen een evenement ervaren en er alles uit halen wat erin zit. Terugwerken vanaf de dag van je evenement tot vandaag en alle doelgerichte taken opbreken in hapklare brokken maakt het een stuk gemakkelijker.
