Geschatte leestijd: 7 minuten
Een stapsgewijze gids om van elk evenement een showroom voor je bedrijf te maken
Voor een zelfstandig ondernemer kan een beurs behoorlijk overweldigend zijn. Naast de dagelijkse werkzaamheden om het bedrijf te runnen, is er vaak nog heel veel extra werk nodig. En dan komen het reizen en onvoorziene kosten er ook nog eens bij. Hierdoor lijkt deelname aan beurzen, markten en evenementen moeilijk te verantwoorden. Maar met de juiste planning en houding en een effectief opvolgplan kunnen ze leiden tot veel nieuwe mogelijkheden voor je bedrijf die je nog niet had overwogen.
Er zijn talloze voordelen aan deelname aan een beurs of evenement, waaronder mogelijkheden voor het volgende:
- Nieuwe klanten ontmoeten
- Nieuwe trends in de branche ontdekken
- Nieuwe ideeën opdoen voor je bedrijf
- Zien wat de concurrentie doet
Of het nu een nationaal evenement is met honderdduizend vierkante meter vloer of een plaatselijk evenement met een handvol andere participanten, elke kans om te worden gezien door potentiële klanten is een kans om een goede indruk te maken.
Je beursstand opzetten
Het eerste wat je moet doen als je je voorbereidt op een evenement is vaststellen wat je doelen zijn en daar je beursstand en marketingmateriaal omheen bouwen. Denk na over wat je belangrijk vindt voor je bedrijf in de context van het evenement.
Wat voor soort evenement is het? Is het business-to-business, zoals een branchespecifieke beurs, of business-to-consumer, zoals een lokaal evenement? Zoek je naar nieuwe leads, probeer je bekendheid op te bouwen, of probeer je al tijdens het evenement iets te verkopen? Wanneer je hebt bepaald wat je wilt bereiken met het evenement, ga je ervoor zorgen dat je beursstand en materiaal daarbij passen.
Iemand die op zoek is naar leads voor zijn accountancybedrijf op een business-to-business evenement, kiest misschien voor een beursstand die open is, met een tafel en stoelen in de hoek om rustig gesprekken te kunnen voeren met potentiële klanten. Een hovenier op een lokaal evenement kiest mogelijk liever voor een traditionele stand met een tafel aan de voorkant waarop hij marketingmateriaal en weggevertjes plaatst.
De accountant wil waarschijnlijk mooi ontworpen marketingmateriaal in een presentatiemap, want dat ziet er gelikt uit en geeft het bedrijf een professionele uitstraling. Maar de hovenier wil graag veel visitekaartjes, folders en promotionele producten of weggevers zoals sleutelhangers die in een zak, tas of draagtas passen weggeven.
Door deze keuzes al vroeg te maken, kun je je nog beter voorbereiden. Het is belangrijk om je marketingmateriaal en promotionele producten ver van tevoren te bestellen, vooral als je ze op de locatie van het evenement wilt laten bezorgen.
Het is ook belangrijk om te bedenken welk soort mensen je wilt ontmoeten: potentiële klanten, partners of leveranciers. Zelfstandig ondernemers zeggen vaak “we zien elkaar daar” tegen andere deelnemers, maar volgen die uitspraak vervolgens niet op. Probeer voor het evenement al een tijd met ze vast te leggen.
Het is een goed idee om je website en sociale media bij te werken met informatie over je aanwezigheid bij het evenement. Stuur ook een e-mail naar je contactpersonen. Of stuur voor het evenement een postkaart om je klanten te laten weten dat je daar bent. Grote beurzen hebben vaak een mailinglist met contactpersonen aan wie je postkaarten kunt sturen.
Zie deze mails als een kans om een speciale aanbieding te promoten, alleen voor mensen die naar je stand komen met de postkaart. Vergeet niet de datums, locatie, tijd en het nummer van je stand te vermelden.
Pak voordat je naar het evenement gaat een draagtas in met benodigdheden, zoals water, snacks en opladers, zodat je de hele dag door kunt gaan.
Je aanwezigheid op de beurs optimaal benutten
Onthoud dat je het visitekaartje van je bedrijf bent en dus optimaal moet presteren. Kom ruim op tijd om je stand op te zetten en de omgeving te verkennen.
De mensen die je stand bemannen zijn net zo belangrijk als je posters en spandoeken en je marketingmateriaal. Als je meerdere mensen in je stand hebt, zorg er dan voor dat iedereen duidelijke doelen en taken heeft. Neem even de tijd om iedereen apart een taak te geven, of het nu het verzamelen van adressen, het netjes neerleggen van je drukwerk of de stand opgeruimd houden is.
Andere tips voor een goede ervaring op een beurs of evenement:
- Kijk niet de hele tijd op je telefoon. Daardoor lijkt je verveeld en niet geïnteresseerd in potentiële klanten.
- Als je een product demonstreert, hang dan een rooster op zodat voorbijgangers weten wanneer ze terug kunnen komen.
- Maak het potentiële klanten makkelijk om je hun gegevens te geven. Een bak voor visitekaartjes (met een T-shirt, waterfles of ander promotioneel product dat je weggeeft) kan je helpen zonder veel moeite leads te genereren voor je bedrijf.
- Neem de tijd om andere ondernemers te bezoeken tijdens het evenement. Veel bedrijven vinden potentiële zakenpartners en klanten door gewoon langs te gaan en gedag te zeggen.
- Als er tijdens het evenement presentaties en lezingen worden gegeven, bezoek er dan ten minste één. Het kan een geweldige kans zijn om marktleiders te horen praten over zaken die invloed op je kunnen hebben.
- Besteed je pauze nuttig. Bekijk hoe de stands van de concurrentie zijn opgezet. Wat doen ze dat jij nog niet doet? Werkt dat goed?
- Maak aantekeningen wanneer je met iemand praat en wees niet bang om vragen te stellen. Het kan moeilijk zijn om alles wat is gezegd tijdens een evenement te onthouden. Een notitieboek kan je beste vriend zijn. Als je een klant belooft contact op te nemen, doe dat dan ook.
Neem na de handelsbeurs contact op met diegene.
Het is belangrijk om de vaart erin te houden als je weer thuis bent. Als je contact legt, zorg er dan voor dat je direct na het evenement weer contact opneemt. Als je een lijst met contactpersonen opbouwt, voeg mensen dan toe na het eerste contact en vermeld erbij waar je ze hebt ontmoet.
Andere manieren om potentiële leads op te volgen na een beurs:
- Stuur een postkaart specifiek over het evenement met een persoonlijk bericht om ze te bedanken voor hun tijd.
- Doe een persoonlijke, met de hand ondertekende brief met extra marketingmateriaal op de bus.
- Volg je leads op sociale media, zoals Twitter en LinkedIn.
Deze soorten persoonlijke opvolging kosten veel tijd, maar als je het goed doet, is het het waard.
Tot slot: neem de tijd om terug te kijken op het hele evenement, van begin tot eind, om te zien waar je het volgende keer beter kunt doen.
Te veel ondernemers doen op elk evenement hetzelfde. Door op je volgende evenement te implementeren wat je hebt geleerd, kunnen beurzen, markten en evenementen meer dan alleen maar winstgevend zijn: ze kunnen zelfs leuks zijn.
Meer hulp nodig om zeker te weten dat je klaar bent voor je volgende beurs? Download onze ultieme beurzenchecklist.
