Inhoudsopgave
De omslag maken van samen in een ruimte werken tot allemaal thuiswerken kan lastig zijn. En dat zit ‘m niet in de productiviteit. Als bedrijfseigenaar zijn je werknemers onderdeel van je dagelijks leven: je ondersteunt ze bij hun carrière- en levensdoelen, viert hun verjaardag mee en rekent op hen.
Nu ben je wellicht bezig teams op afstand te managen. Als je bedrijf is aangepast om volledig op afstand te werken, is het belangrijk om de relatie met je werknemers te blijven koesteren.
We hebben met werknemers van Vistaprint en eigenaren van kleine bedrijven gesproken over wat zij doen om teams op afstand te managen, werknemers betrokken te houden, hen op te beuren en te steunen.
- Gebruik digitale tools om tijdens (en na) werktijd in contact te blijven
- Stel regelmatige contactmomenten in
- Houd een schema aan
- Pas je verwachtingen aan
Gebruik digitale tools om tijdens (en na) werktijd in contact te blijven.
Sinds de uitbraak van COVID-19 is thuiswerken het nieuwe normaal geworden voor duizenden werknemers van Vistaprint.
Werknemers van verschillende afdelingen geven aan dat tools als Zoom en Slack cruciaal zijn om in contact te blijven met collega’s, niet alleen voor bijvoorbeeld digitale brainstorms, maar ook voor een virtuele borrel na het werk. Zulke virtuele teambuildingactiviteiten kunnen je team versterken en de moed erin houden.
Jeff Israel, senior specialist in het contentmarketingteam, vertelt dat hij zijn best doet om ook Slack-kanalen en gesprekken te hebben die “niet over werk gaan, om hopelijk de geneugten van (of irritaties aan) mijn kantoorpraatjes na te bootsen.”
Stel regelmatige contactmomenten in.
Wees proactief bij het managen van werknemers op afstand. Stel wekelijkse contactmomenten in om te zien hoe het met je personeel gaat. De situatie rond COVID-19 veroorzaakt veel stress en onzekerheid bij iedereen. Tijd vrijmaken voor individuele werknemers laat zien dat je hun welzijn belangrijk vindt.
Ashley Driscoll, eigenaresse van Nashoba Valley Movement, gebruikt sinds kort Zoom om regelmatig vergaderingen te houden met het personeel van haar dansstudio. Ze dacht aanvankelijk dat het platform handig zou zijn om lessen live te videostreamen, maar het is ook handig gebleken voor personeelsvergaderingen.
“In het verleden heb ik Facebook gebruikt om met mijn personeel te communiceren, maar de laatste tijd hebben we Zoom uitgeprobeerd. De eerste keer zeiden we: ‘Dit zouden we elke paar dagen moeten doen, zodat we wat menselijke interactie hebben.'”
Houd een schema aan.
Het feit dat je werknemers dag en nacht toegang tot hun e-mail hebben, betekent niet dat ze altijd online moeten zijn. Houd een schema aan zodat iedereen genoeg overlappingstijd heeft om samen te werken en te communiceren.
Kaitlin Maud, een partner bij Current Forward, zegt dat de leden van haar team rituelen hebben ingesteld om in contact te blijven. “Nu we in thuisisolatie zitten, hebben we elke ochtend een korte vergadering van 15 minuten waarin we onze prioriteiten van de dag met elkaar delen. We hebben ook een wekelijkse vergadering om nieuwe zakelijke initiatieven te bespreken… maar verder houden we niet zoveel vergaderingen. We willen werktijd prioriteit geven en geurende de dag hebben we regelmatig contact met elkaar. Voor onze dagelijkse communicatie gebruiken mijn team en ik Slack.”
Pas je verwachtingen aan.
Harvard Business Review geeft aan dat wanneer werkomstandigheden en -omgevingen veranderen, managers hun verwachtingen over hoe het werk gedaan wordt, ook moeten aanpassen.
“Je moet het idee loslaten wanneer en hoe taken moeten worden voltooid, zodat teamleden hun verantwoordelijkheden op eigen voorwaarden kunnen uitvoeren. Dat betekent meer focus op resultaten en meer flexibiliteit.”
Veel mensen zijn nu bijvoorbeeld de hele dag thuis met hun kinderen. Werknemers moeten empathisch en geduldig zijn terwijl werknemers leren omgaan met deze veranderingen in hun werkomgeving.
