Eerlijk is eerlijk, als je een bedrijf runt, dan kan marketing voor een evenement erg duur lijken.
Maar dat hoeft het niet te zijn!
Maar hoe trek je meer klanten en contacten aan op evenementen als je de hand op de knip houdt?
De volgende tips helpen je grote indruk te maken met een klein budget.
Bezoek het evenement voordat je eraan deelneemt
Als je namelijk eerst als bezoeker naar een evenement gaat, dan krijg je een goed idee van wat voor bezoekers er komen en wie eraan deelneemt.
- Zijn de bezoekers het soort mensen dat je meestal als klant hebt?
- Zijn ze ouder of jonger dan jouw doelgroep?
- En de deelnemers? Hebben die bedrijven van vergelijkbare grootte als die van jou?
Als je een evenement persoonlijk bezoekt, dan zie je hoe mensen zich in de evenementruimte bewegen. Trekken mensen meer naar lezingen in plaats van de stands van verkopers? Als er de hele dag lezingen zijn, dan kunnen de bezoekers het te druk hebben om bij je stand te stoppen.
Als je het evenement eerst bezoekt, kun je deelnemers vragen of ze het het geld waard vinden.
Schrijf je vroeg in: de vroege vogel krijgt korting
Zodra je 100% zeker weet dat je aan een evenement wilt deelnemen, schrijf je dan in voor de nieuwsbrief. De kans is groot dat iedereen die zich daarvoor heeft ingeschreven, een kortingscode krijgt voor vroeg inschrijven. Afhankelijk van het evenement kan dat aanzienlijk in kosten schelen.
Als je je vroeg inschrijft heb je ook voldoende tijd om de organisatie vragen te stellen en een goede plek te onderhandelen.
Toch stellen veel mensen dit uit.
Natuurlijk kan het invullen van formulieren een hele opgave zijn. Maar als je ze vroeg verstuurd, kun je honderden of zelfs duizenden euro’s besparen.
En dat zou de moeite waard moeten zijn.
Maak het bekend, zonder geld uit te geven aan reclame
Voordat je volgende beurs of markt plaatsvindt, moet je mensen laten weten dat je deelneemt. Geef klanten, prospects, deelnemers, influencers in je branche en de pers ruim de tijd om hun agenda op orde te krijgen. Zelfs met een bescheiden marketingbudget en een beetje tijd kun je met een combinatie van sociale media en e-mail mensen ervan op de hoogte stellen dat je op het evenement staat. Zorg er wel voor dat je alleen mensen e-mailt die hebben aangegeven dat ze mails van je willen ontvangen.
Planning is hiervoor belangrijk. Het kost tijd om enthousiasme te wekken. Probeer het evenement waaraan je deelneemt minstens twee maanden van tevoren te promoten.
Op listing-websites zoals Meetup kun je voor elk evenement zien wie zich al heeft ingeschreven. Meestal staan deze websites toe dat je voorafgaand aan de grote dag een gesprek aangaat met potentiële prospects.
Maak op het evenement gratis reclame voor je deelname
Evenementen zijn geen op zichzelfstaande kansen om je bedrijf te promoten. Ze maken juist deel uit van je algemene marketingstrategie. Laat mensen daarom weten waar je bent en wanneer.
Een Instagram-story is een leuke manier om je aankondiging nog persoonlijker te maken. En het hoeft niets speciaals te zijn. Een kort bericht om je volgers te laten weten dat je ernaar uitkijkt om ze op het evenement te zien, is een vriendelijke manier om mensen aan te moedigen om de datum in hun agenda te zetten.
Nog een video wanneer je op het evenement bent en een paar updates tussendoor zijn casual herinneringen en laten zien dat je betrokken bent bij de community van je bedrijf.
Begin met het broodnodige
De eerste keer dat je aan een evenement deelneemt? Een evenementenbundel is een basic pakket met essentiële marketingproducten voor o.a. conferenties en beurzen. Kies wat visitekaartjes, flyers of postkaarten, een spandoek en een tafelloper om mee te beginnen.
Maar wat als je nog geen ontwerp hebt?
Vistaprint kan je daarbij helpen.
Voordat je een bestelling plaatst, gebruiken de professionele ontwerpers van Vistaprint een korte enquête om je bedrijf te leren kennen. Dan bedenken ze een actuele look die gepersonaliseerd wordt voor jou en passen die toe op alle producten die je gekozen hebt.
Zet je stand van tevoren op
Hoewel je de massa bezoekers er zelf bij moet denken, geeft het van tevoren opzetten van je stand een goed idee van hoeveel ruimte je hebt om je producten en marketingmateriaal uit te stallen.
Met een beperkt vloeroppervlak kunnen de restricties op de stands strict zijn. Ga er nooit zomaar van uit dat je een product of bord buiten de toegewezen plek kunt plaatsen. Als je vooraf een testrun doet, zorg er dan voor dat je al je borden, displays en producten kwijt kunt en voldoende ruimte overhoudt, zodat je stand niet rommelig overkomt wanneer mensen je benaderen voor een praatje.
Iets belangrijks om uit te zoeken: worden tafels op locatie verzorgd of moet je daar zelf voor zorgen?
Zorg ervoor dat je alle specificaties van de locatie leest. Er is niets erger dan er bij aankomst achter komen dat je iets belangrijks mist.
Een goede vuistregel: ga er niet vanuit dat er iets voor je geregeld wordt.
Maak een opvallend statement met een bescheiden budget
Of je nu deelneemt aan een internationale beurs of een plaatselijke markt, opvallen is je hoogste prioriteit. Dus focus eerst op de opvallendste dingen voor je stand.
Je bedrijfsnaam, slogan en belangrijkste voordelen moeten duidelijk te zien zijn op je spandoeken. Gebruik een mix van verschillende soorten displays, zoals horizontaal hangende spandoeken van vinyl en verticale roll-up banners, zodat je naam zichtbaar is voor iedereen die voorbij komt. Een spandoek ziet er mooi uit van veraf en trekt mensen aan, terwijl lichtgewicht, verticale roll-up banners binnen je stand verplaatst kunnen worden, om zoveel mogelijk mensen aan te trekken.
Lees deze gedetailleerde tips voor het ontwerpen van een spandoek waar niemand aan voorbij gaat.
Personaliseer je tafel
Nu je precies weet hoeveel ruimte je hebt, is het tijd om je tafel te versieren met een mooi, opvallend tafelkleed of opvallende tafelloper. Dat geeft niet alleen een professionele uitstraling, maar een gepersonaliseerd tafelkleed met jouw logo erop maakt je opstelling meteen visueel aantrekkelijker. En met de mogelijkheid om all-over te printen, kun je eindeloos met verschillende kleuren en ontwerpen aan de slag.
Bonus: Gepersonaliseerde tafelkleden en tafellopers zorgen ervoor dat je extra marketingmateriaal of andere spullen uit het zicht kunt opbergen onder de tafel.
Haal het maximale uit ieder product
Goed ontworpen spandoeken helpen je de juiste boodschap overbrengen, op het juiste moment. Op een relevante manier die de aandacht trekt. Een aantrekkelijk spandoek, zowel verticaal als horizontaal, kan net zo efficiënt zijn om mensen naar je stand te lokken als een uitgebreide, op maat gemaakte stand met alles erop en eraan.
Maar hoe zorg je ervoor dat dit betaalbare product in je voordeel werkt?
Deze uitgebreide gids over hoe je een spandoek ontwerpt is een goed begin.
Gebruik flyers om mensen voor je stand te interesseren
Een opvallende flyer is een effectieve manier om mensen aan te trekken naar je stand tijdens het evenement. Het is belangrijk dat je flyers een duidelijke call-to-action bevatten en een manier om jou te vinden. Als je ze gebruikt om mensen naar je stand te lokken, zet dan het nummer van je stand erop. Als je het nummer van tevoren niet weet, kun je wat ruimte openlaten en het er later met de hand bijschrijven. Je flyers zouden het, net als een Tweet of bericht op Facebook of Instagram, gemakkelijk moeten maken voor mensen om je te vinden.
Maak een eenvoudige tabletkiosk
Tablets zorgen voor interactie en houden mensen bij je stand. Maar je hoeft geen fortuin neer te leggen om mensen interactie te laten hebben met je bedrijf. Zelfs met een beperkt budget kun je technologie gebruiken om mensen aan te trekken.
Nodig mensen uit om je website of pdf-catalogus te bekijken voor producten die te groot zijn om mee te nemen naar het evenement. Hiermee kun je tijd winnen wanneer het druk is bij je stand en mensen aan het wachten zijn om met je te spreken. Een iPad of laptop kan mensen aanmoedigen om je bedrijf wat beter te bekijken, in plaats van dat ze afgeleid worden en weglopen.
Zorg voor unieke, verrassende promo’s
Promoproducten zoals pennen en shoppers zijn aantrekkelijk voor iedereen, omdat ze zowel tijdens als na het evenement handig zijn. Bedenk wat mensen op de dag zelf nodig hebben. Als je bijvoorbeeld de hele dag met mensen praat, dan helpen mintjes om je adem fris te houden. Zorg ervoor dat al je weggevertjes positive associaties met je merk opleveren, doordat ze een probleem oplossen voor bezoekers:
- Teveel folders? Neem een gratis shopper mee.
- Moet je even wat gegevens opschrijven? Pak een van onze pennen met logo.
- Net je vierde koffie achter de kiezen? Neem een verfrissend mintje.
Geef mensen een reden om hun e-mailadres aan je te geven.
Er zijn allerlei manieren om contacten te verzamelen op evenementen. Of je nu een wedstrijd organiseert of belooft later een perskit te sturen, het gaat erom dat je mensen ervan overtuigd dat wat je biedt de moeite waard is om op in te schrijven. Je kunt e-mailadressen op papier, een tablet of laptop verzamelen. Als je specifieke diensten of producten noemt, kun je mensen beloven een catalogus te sturen via e-mail, zodat ze hem samen met hun team kunnen bekijken. Vergeet niet om ze ook een folder te geven.
Hier zijn een aantal ideeën:
Laat mensen hun visitekaartje inleveren voor een prijstrekking. Je zult er versteld van staan hoeveel kaartjes er in de vissenkom gestopt worden!
Leg inschrijfformulieren in en om je stand. Geef aan waar mensen zich voor inschrijven, bijv. een tweewekelijkse nieuwsbrief, aanbiedingen, praktische tips, etc. En hoe korter het formulier, hoe beter. Naam en e-mailadres zijn alles wat je nodig hebt.
Houd het gesprek gaande
Volg binnen een week op met mensen die je hebt ontmoet, zodat ze je zich nog herinnerren.
Noem een gespreksonderwerp waarover je gesproken hebt op het evenement om ervoor te zorgen dat ze zich herinneren wie je bent. Het gesprek noemen is een efficiënte manier om herinneringen naar boven te halen.
Als je je contact op de een of andere manier kunt helpen, doe dat dan. Hulp aanbieden komt veel beter over dan wanneer iemand om een gunst vraagt of een product aanprijst. Geef advies of deel een link naar een artikel dat ze kan helpen een uitdaging op te lossen die ze genoemd hebben. Houd een notitieboek bij de hand om aantekeningen te maken van gesprekken, als je daar tijd voor hebt.
Het is beter om op je eerste evenement alleen het broodnodige te hebben en je te realizeren dat je een paar aanvullende producten kunt gebruiken, dan om vanalles te kopen en erachter komen dat je ze eigenlijk niet nodig had. Als je vaker aan evenementen deelneemt, kom je er vanzelf achter wat wel en niet werkt. Het goede van essentiële marketingproducten voor evenementen, zoals gepersonaliseerde tafelkleden, is dat je ze vaker kunt gebruiken. Daardoor kun je je budget in de toekomst richten op specifiek marketingmateriaal voor ieder evenement.
Je hoeft maar een paar van deze tips te gebruiken om op te vallen op je volgende evenement.
Succes!
