Geschatte leestijd: 6 minuten
Deelname aan evenementen is een effectieve manier om je bedrijf te laten zien en op een waardevolle manier contact te leggen met nieuwe klanten. Als je de juiste indruk maakt, zijn de mensen die je ontmoet meer geneigd om jouw producten of diensten in overweging te nemen.
Voor reisorganisator Sabrina Kraft “is het belangrijk om een goede eerste indruk te maken, omdat ze vanuit huis werkt en geen etalage heeft. Mensen staan er versteld van dat reisbureau’s nog bestaan en dat ze volledig op maat gemaakte diensten tot hun beschikking hebben voor reizen die ze zelf plannen. Dit heeft mijn bedrijf een enorme boost gegeven onder het grote publiek.”
Hier zijn 6 manieren om op te vallen en positieve associaties met je bedrijf te creëren:
1. Creëer een stand die professionaliteit uitstraalt
Sabrina begrijpt hoe belangrijk het is om een beursstand te ontwerpen die opvalt:
“Ik gebruik grote, zware spandoeken van Vistaprint om de blik van al mijn potentiële klanten te vangen. Ik gebruik veel kleur, zorg ervoor dat het er stijlvol en professioneel uitziet en gebruik enorme hoeveelheden marketingmateriaal: visitekaartjes, deurhangers, postkaarten, magneten, folders, etc. Klanten zijn aangetrokken tot mijn stand, omdat hij zo anders is.”
Om een professionele, uitnodigende stand te creëren:
- zorg je ervoor dat het gemakkelijk is om naar, door en om je stand heen te lopen.
- Heb je een enkel thema en een samenhangende look en feel voor je stand.
- Gebruik je levendige kleuren en aantrekkelijke afbeeldingen van hoge kwaliteit.
- Biedt je comfotabele meubels, zodat mensen even kunnen gaan zitten om met je te praten.
- Zorg je ervoor dat je stand voldoende belicht is.
Op zakelijke evenementen (B2B) zijn de meeste bezoekers erop uit om de nieuwste informatie over hun branche te vinden, nieuwe producten en diensten te ontdekken, en om te netwerken met andere professionals. Ze zijn op zoek naar informatie over andere bedrijven, experts en producten die ze helpen hun eigen bedrijfsproblemen op te lossen. Een aantrekkelijke, professioneel uitziende stand zorgt ervoor dat je overkomt als een gevestigd bedrijf met de ervaring en expertise die ze nodig hebben. Met een ongeorganiseerde stand daarentegen, kom je over als een chaotisch bedrijf.
Ter vergelijking: op evenementen voor consumenten (B2C) zoals, jaarmarkten, foodfestivals, boerenmarkten en handwerkbeurzen, willen de meeste bezoekers plezier hebben, shoppen en deelnemen aan allerlei aan het evenement gerelateerde activiteiten en ervaringen. Hoewel je stand er op deze evenementen ook professioneel uit moet zien, hoeft hij niet zo formeel te zijn als voor een zakelijk evenement.
2. Kleed je gepast voor het evenement
Wat je op een evenement draagt en hoe je met potentiële kopers en klanten communiceert heeft invloed op wat mensen van jouw bedrijf vinden. Het is daarom van essentieel belang om van tevoren uit te zoeken welke soort kleding het meest gepast is om te dragen: Fromele, zakelijke kleding of business casual kleding met je bedrijfslogo erop? Een uniform? Of iets anders? Neem ook voorafgaand aan het evenement de tijd om te bedenken wat je nodig zult hebben om mensen bij je stand te assisteren en hoe je de vragen die ze mogelijk hebben, kunt beantwoorden. Op die manier kun je ze goed voorbereid helpen.
3. Opvallen met spandoeken en borden
Als je deelneemt aan een drukbezocht evenement, zul je voldoende borden en spandoeken nodig hebben om mensen te helpen je stand te vinden en je bedrijf op te laten vallen tussen alle andere deelnemers. Anders kunnen mensen je misschien niet vinden. Je borden en spandoeken moeten goed leesbaar zijn op afstand en je bedrijfsnaam, afbeeldingen en andere bedrijfsgerelateerde informatie weergeven. Zorg er ook voor dat je je borden en spandoeken plaatst waar mensen ze meteen zien, zoals bij de ingang of boven je stand.
Een aantal must-have borden en spandoeken voor je volgende evenement zijn:
- Roll-up banners: een gemonteerd geleverd, klein display-spandoek inclusief draagtas en aluminium voet. Dit soort spandoek is eenvoudig op te zetten, in te pakken en mee te nemen.
- Spandoeken van vinyl: een duurzaam, lichtgewicht en slijtvast spandoek dat zowel binnen als buiten de aandacht trekt.
- Een gepersonaliseerde, supersized vlag van 2,6 tot 4,5 m hoog in Convex, druppel of rechte vorm.
- Een gepersonaliseerd, kleurrijk tafelkleed met jouw logo erop.
4. Deel visitekaartjes uit
Introduceer jezelf wanneer je potentiële kopers en klanten voor het eerst ontmoet bij je stand, en vraag vervolgens waarom ze het evenement bezoeken en wat ze nodig hebben. Als het gesprek goed gaat en de persoon waar je mee aan het praten bent lijkt geïnteresseerd in je bedrijf of producten, geef dan een visitekaartje en vraag ook die van hem of haar. Zo kun je het gesprek na het evenement voortzetten.
Boekverkoper en uitgever Carrie Butler zorgt voor een voorraad “boeken en promotioneel materiaal (visitekaartjes, informatiekaarten, spandoeken, etc.) Het moeilijkst vind ik het voorspellen hoeveel ik nodig zal hebben en of ik het op tijd binnen heb.”
En Carrie is niet de enige. Dit is een veelvoorkomende zorg.
Ontwerp je bedrukte producten daarom zo dat ze ook voor andere doeleinden dan het evenement gebruikt kunnen worden. Je kunt visitekaartjes die je over hebt van het evenement blijven gebruiken om je bedrijf te promoten. Afhankelijk van de marketingtactieken die gepast zijn voor je bedrijf, kun je overgebleven visitekaartjes per post versturen naar de mailinglijst van je bedrijf, in combinatie met een verkoopbrief of andere direct mail. Je kunt ze ook bij de kassa leggen in je winkel, of ze op prikborden hangen in supermarkten, scholen en gebedshuizen.
Visitekaartjes zijn tegenwoordig beschikbaar in allerlei formaten, papiersoorten en afwerkingen. Je kunt ze zelfs in een specifieke vorm kopen, met traditionele of ronde hoeken, of kiezen voor soft-touch of metallic print.
5. Bied promotionele weggevertjes aan
Het aanbieden van promotionele weggevertjes zoals bekers, flesjes, T-shirts en poloshirts, is een goede manier om potentiële kopers naar je stand te lokken en buzz te genereren voor je bedrijf op een evenement. Belangrijk daarbij is om items van hoge kwaliteit te kopen die niet alleen bij de marketingstrategie en het budget van je bedrijf passen, maar die ook handig en gemakkelijk draagbaar zijn.
Deze items kunnen gebruikt worden als marketingtool om je bedrijf naamsbekendheid te geven, leads te genereren, een nieuw product te promoten, of om de mailinglijst voor je bedrijf te starten of uit te breiden. Ze kunnen er ook voor zorgen dat je bedrijf nog lang na een evenement in gedachten blijft van potentiële kopers.
6. Plak stickers of hang etiketten aan de producten en verpakkingen van je bedrijf.
Geef onder andere de producten, verpakkingen en naamkaartjes van je bedrijf een finishing touch met professioneel ogende etiketten, stickers op rol of losse stickers met het logo of ontwerp van jouw bedrijf erop. Deze etiketten en stickers zijn verkrijgbaar in allerlei afmetingen, vormen, kleuren, materialen en hoeveelheden van 100 tot 25.000.
Een handige tijdlijn voor evenementen, zodat je alles op tijd klaar kunt hebben:
6 weken van tevoren
- Doe onderzoek naar verschillende evenementen. Verzeker je ervan dat de kans groot is om potentiële klanten te ontmoeten en dat het je investering waard is.
- Maak het ontwerp van je producten af. Het maakt het gemakkelijker om ze te ontwerpen als je een bibliotheek creëert met afbeeldingen en logo’s met een hoge resolutie, omdat je dan alles bij de hand hebt.
- Bestel posters en flyers voor evenementen die je zelf organiseert of die je wilt promoten.
1 maand van tevoren
- Deel het evenement met klanten en contacten. Gebruik sociale netwerken, posters en flyers om zowel online als offline een buzz te creëren.
- Bekijk foto’s van voorgaande edities van het evenement om ideeën op te doen voor het ontwerp van je stand en promotie.
- Bestel de bedrukte producten minimaal 21 dagen voor het evenement.
2 weken van tevoren
- Denk na over de lay-out van je stand. Hoe bewegen mensen zich er door- of omheen?
- Denk na over de beste opstelling van je spandoeken en posters om klanten aan te trekken.
- Verzamel alles wat je op de dag zelf nodig zou kunnen hebben om je stand op te zetten: beschermende productverpakkingen, dozen, plakband, meetlint, zakmes, schroevendraaier, schaar, etc.
3 dagen van tevoren
- Stel een gemakkelijk met je mee te dragen tas samen met essentials zoals handreiniger, een notitieboek, pennen, mintjes, telefoonoplader, etc.
- Houd rekening met eventuele files en de tijd die je nodig hebt om je stand op te zetten, wanneer je de route naar de locatie gaat plannen.
- Genereer op het laatste moment nog wat buzz door op je sociale netwerken te laten weten waar je naartoe gaat.
Tijdens
- Post een foto van je stand om mensen te laten weten waar ze je kunnen vinden op het evenement.
- Loop een rondje over de beursvloer en probeer de natuurlijke routes te vinden, zodat je ervoor kunt zorgen dat jouw stand zichtbaar is.
- Verzamel visitekaartjes van nieuwe contacten en maak aantekeningen voor een persoonlijke opvolging.
Na
- Post op sociale media hoe leuk je het vond om deel te nemen aan het evenement (of om het te organiseren).
- Stuur een persoonlijk ondertekende postkaart naar nieuwe contacten om ze te bedanken voor hun tijd op het evenement.
- Leg op Instagram, Twitter en LinkedIn contact met de mensen die je ontmoet hebt.
Of je nu aan een nationaal evenement of een plaatselijke markt deelneemt, Vistaprint helpt je om een geweldige eerste indruk te maken.
Ken je iemand die deze praktische tips zou kunnen gebruiken? Deel dit advies dan gerust met ze.
