Hoe (en waarom) neem je met je bedrijf deel aan buitenevenementen

Geschatte leestijd: 4 minuten en 30 seconden

Als de winter op zijn eind loopt, barst de lente los met een eindeloze reeks buitenevenementen, zoals boerenmarkten, foodfestivals, jaarmarkten en liefdadigheidsevenementen. En ze kunnen allemaal bijdragen aan de groei van je bedrijf.

We hebben onze krachten gebundeld met ondernemer, snoepmaker en chocolatier extraordinaire Maura McKnight van The Candy Drawer Confectionary om je onmisbaar advies te geven voor deelname aan buitenevenementen.

Lees verder om erachter te komen waarom deze evenementen zo belangrijk zijn voor alle ondernemers. En hoe je er zoveel mogelijk uit kunt halen.

Voordelen van deelname aan evenementen

Het meest voor de hand liggende voordeel is het verkopen van je producten, toch? Nou, hoewel dit uiteraard belangrijk is, zijn er een aantal andere redenen waarom je zou willen deelnemen:

  • Je ontmoet gelijkgestemde ondernemers. Het is een kans om kennis te delen, de concurrentie te onderzoeken, inspiratie op te doen en je professionele netwerk uit te breiden.
  • Je kunt leren van de feedback van klanten. Grijp de kans met beide handen aan om uit te zoeken welke producten het populairst zijn bij je klanten, maar ook welke verbeteringen je kunt aanbrengen om ze nog beter aan te laten sluiten bij hun wensen.
  • Je bouwt persoonlijke relaties op. Het runnen van een onderneming is zonder twijfel stressvol, en soms ook wat eenzaam. Door aan terugkerende evenementen deel te nemen (zoals een maandelijkse boerenmarkt), ga je deel uitmaken van een solidaire gemeenschap die begrijpt met welke uitdagingen je dagelijks te maken hebt.

“Het grootste voordeel voor ons was het ontmoeten van mensen en uitbreiden van de basis van onze e-mailmarketing"

Ik ben overtuigd, schrijf me maar in!

Niet zo snel! Je moet eerst een evenement kiezen. Voordat je je inschrijft voor het eerste evenement dat je tegenkomt, kun je het beste comntact opnemen met de organisator om na te gaan of het wel zin heeft om deel te nemen. Zoek uit wie er nog meer deelneemt en wat voor soort klanten er waarschijnlijk op af komt, om te bepalen of zij passen bij jouw bedrijf.

Maura, onze snoepmaker, realiseerde zich dat haar smakelijke traktaties perfect zouden samengaan met wijn. Ze koos er daarom voor om aan een plaatselijk wijnproeverij-evenement te deelnemen, wat perfect bij haar bedrijf paste.

Als je een evenement in overweging hebt, maar moeite hebt om te besluiten of je deelneemt of niet, neem dan contact op met mensen die eerder hebben deelgenomen en vraag naar hun mening. Hielden zij er veel nieuwe contacten aan over? Hebben ze veel verkocht? Raden ze het evenement aan? En waarom (niet)?

Als het je eerste evenement is, begin dan met een kleinschalig evenement en werkt vervolgens naar grotere evenementen toe terwijl je ervaring opdoet.

Hoe bereid ik me voor zodat het evenement een succes wordt?

Het kan intimiderend zijn om deel te nemen aan een evenement, vooral als dit nieuw voor je is. Zoals Maura toegeeft:

"Toen ik voor het eerst aan evenementen ging deelnemen, was ik doodsbenauwd"

Gelukkig hoeft het niet zo eng te zijn als je een paar belangrijke stappen volgt bij je voorbereiding.

Allereerst moet je bepalen welke van je producten je meeneemt. Je kunt je beter focussen op je bestsellers en favorieten van je klanten, dan werkelijk alles met je meenemen. Daardoor kopen mensen gemakkelijker, in plaats van dat ze overweldigd zijn door te veel keuze.

Neem nu een drukbezochte (boeren)markt in gedachten met veel bedrijven die allemaal de aandacht willen trekken. Je moet door al die chaos heen weten te breken en opvallen, toch?

Daarvoor komen opvallende, mooie spandoeken perfect van pas. Ze zijn perfect voor het weergeven van een eenvoudig bericht dat van ver zichtbaar is.

Gebruik zo weinig mogelijk tekst (bekijk onze gids voor meer tips over het ontwerpen van spandoeken).

Zodra je de aandacht van iemand hebt getrokken, is het zaak om hem of haar te overtuigen je producten te proberen. Marketingmateriaal zoals catalogi, informatiekaarten of postkaarten kunnen helpen bij je verkooppraatje (bekijk onze gids 'Haal het meeste uit je marketingmateriaal' voor meer informatie).

Als Maura deelneemt aan een boerenmarkt, neemt ze informatiekaarten mee waarop ze haar best-verkopende producten en een korte omschrijving van haar bedrijf weergeeft. Op de achterkant zet ze een paar dingen die haar bedrijf anders maken dan die van haar concurrenten: al haar producten zijn handgemaakt en ze neemt grote bestellingen aan.

"Informatiekaarten zijn ons populairste marketingmateriaal, ze geven ons bedrijf in een notendop weer"

Als ze met klanten spreekt, gebruikt ze haar catalogus om haar productassortiment uit te leggen. In iedere tas stopt ze een postkaart voor 15% korting op bestellingen vanaf $30 om ervoor te zorgen dat klanten terugkomen na het evenement.

Het is belangrijk dat al je materiaal op elkaar is afgestemd, dat wekt vertrouwen in je bedrijf. Bekijk onze gids 'Branding voor evenementen' voor advies hoe je een consistent ontwerp maakt en een eenvoudige, krachtige boodschap overbrengt die je onderscheidt van de concurrentie.

Vergeet niet je drukwerk een paar weken voor het evenement te bestellen om er zeker van te zijn dat alles klaar is op de dag van het evenement.

En het weer? Heeft dat veel invloed?

Jazeker. Veranderlijk en onvoorspelbaar weer kan een probleem zijn, dus het is verstandig om je op het ergste voor te bereiden.

Als het koud en nat wordt, draag dan warme laagjes en waterdichte kleding. Als je een tent opzet, neem dan gewichten en scheerlijnen mee om hem stevig vast te zetten tegen harde wind. Papiergewichten kunnen ook van pas komen om te voorkomen dat je marketingmateriaal met de wind wordt meegevoerd.

Maar zit je midden in een hittegolf, overweeg dan om een paar waaiers mee te nemen en als je producten bederfelijk zijn, neem dan koelboxen en ijskompressen mee.

Aan welke andere praktische zaken moet ik denken?

Een van de belangrijkste zaken is hoe je betalingen van klanten wilt verwerken. Voor credit- en debetkaarten heb je een mobiel pinapparaat nodig of een betaalapp op je gsm (zoals Square). Het is verstandig om een reserve kaartlezer mee te nemen, er is niets vervelender dan het geld van je klanten niet aan kunnen nemen terwijl ze graag iets van je willen kopen!

Hoewel steeds meer mensen liever met kaart dan met cash betalen, kun je toch het beste ook voor genoeg wisselgeld zorgen.

Bedenk tenslotte of je extra spullen moet meenemen voor de presentatie van je producten, en of je een tafelkleed en een prullenbak nodig hebt voor je stand. Als je etenswaren verkoopt, zorg dan voor wegwerphandschoenen en anti-bacteriële handzeep.

Laat je passie voor je bedrijf zien, wees positief en persoonlijk

Passie is aanstekelijk, en het is een van de beste troeven die ondernemers hebben vergeleken met grote bedrijven. Laat iedereen zien hoe enthousiast je bent over je bedrijf en producten. Je positiviteit zal zeker op ze overslaan.

En als je aan je volgende evenement deelneemt, denk er dan aan dat het niet alleen draait om hoeveel je verkoopt, maar ook om de ervaring, de mensen die je ontmoet en de klantinzichten die je opdoet.


We kunnen het niet beter zeggen dan Maura: "Je leert aardiger zijn dan wanneer je begon. Je leert wie je klanten zijn, wat ze van je willen en wat je moet doen om ze tevreden te stellen."